視能訓練士ママdiary

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【保育園父母会のお仕事】年度末最後の引継総会が中止に

こんにちは。

視能訓練士でワーキングマザーのぱんだこ(id:hareruyatan)です(*´*)

 

さて、4月上旬に予定していた今期父母会役員としての最後のお仕事。

 

『次年度への引継ぎと総会の開催』

 

書記広報で総会資料作成の担当者である私にとっては、一番仕事があるイベントです。

資料の作成は終了し後は印刷、当日の開催と配布を待つのみとなっていましたが、ここにきて、中止となりました

 

今回、今後の総会開催や引継ぎについて現時点で決まっている内容を、自分自身の気持ちを整理する意味も含めて記事にまとめてみました。

 

 

役員としての最後の仕事

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例年4月の上旬には、父母会役員として最後である、定例総会の開催があります。

主に1年間の活動報告、そして新役員の係決めと引き継ぎを行っています。

書記広報担当で、総会資料作成を任されている私にとって、定例総会は父母会役員としてのメインの仕事であり、役員としての最後の仕事です。

例年に習って総会資料を準備し、3月末の時点であとは印刷、配布を待つばかりといった状態にしていました。

 

総会が中止に

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先週のこと。

役員向けに副会長さんから、総会を6月に延期したいという相談がありました。

これには賛否の声があがり、結局新旧役員全員で多数決をとることに。

その結果、今年度の総会の中止が決まりました。

コロナの蔓延がいつまで続くかわからないことや、感染の危険、旧役員の中にはすでに卒園済の父母がいること、会費の徴収等を考慮しての決定です。

 

 

どうやって引き継ぐ?

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話し合いの結果、引継は、主にラインの父母会グループ内で行うこととなりました。

総会資料はGoogleドライブで共有し、新役員さん向けに各係の簡単な仕事内容をラインのノート機能で共有。

係決めは第3希望までの立候補制とし、立候補が多く重複した場合にはラインのあみだくじ機能を使用し、あたらなかった場合には第2、第3希望へ回るという方法で決定します。

今はラインがあるので、この方法で引継は可能という結論に至りました。

また、4月から入園の0歳クラス、今年度はコロナの影響で懇親会が中止となったため、役員決めができません。0歳クラスは役員が決まり次第父母会に参加し、0歳クラス役員の為に書記広報の4枠のうち2枠をあけておくこととなりました。(一番負担が少ない係のため)

大きな異論はなく、来週にも係決めが行われる予定です。

 

ペーパーレス化が進む

 

皮肉なことに、今回のコロナ騒動で、父母会活動のペーパーレス化が進むこととなりました。

 

具体的には、

 

・総会資料はGoogleドライブで共有

・機関誌発行はペーパーレスとし、今後はクラスのグループラインにて共有する

・今後紙での発行が必要なものとそうでないものを精査し、不要な父母会費用を削減する

 

この3点が決まりました。

結果的に、来期は印刷、配布の手間や印刷代金の大幅な削減に繋がりそうです。

 

まとめ

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今年度の父母会、最後の最後でバタバタした引継となってしまいました。

 

しかし、この状況下では仕方のないことなのかなと思います(>_<)

とりあえずは、次の役員さんへ引継ができただけでもよかったかなと・・・。

そもそも、今年と父母会活動、5月の親睦会、定例会、そして7月の夏祭り開催も怪しい状況です。

本当に1日も早く平穏な毎日に戻るよう今はただ願うばかりです。

 

1年間父母会活動、あっという間に終わりましたが、思ったより大変ではなく、楽しみながら行うことができました。

会長さんをはじめとする今季父母会メンバーで集まることはもうないため、感謝の気持ちを伝えることができませんでしたが、一緒に父母会活動をスムーズに行うことができたことに感謝の気持ちでいっぱいです。

 

今後は役員ではなくなりますが、クラス単位の懇親会など、必要な時はお手伝いしていけたらなぁと思います(*^_^*)

  

 

 

 

最後までお読みいただき有難うございました。

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